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Você já imaginou que um corpo pode ser um suporte no seu processo criativo? que as manifestações culturais são linguagens que se comunicam com a nossa história? Você conhece alguma manifestação cultural? Será que essas tem relação com as linguagens artísticas? você já participou de algum grupo ou oficina de arte?
Faça um breve parágrafo respondendo a essas perguntas
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Resposta:
A) O passo a passo para o início da Gestão Documental na empresa é o seguinte:
1. Identificar os documentos existentes - deve-se verificar quais são os documentos presentes na empresa, para que se possa ter uma noção do que se deve organizar.
2. Criar um sistema de arquivamento - é necessário criar um sistema que seja fácil de usar e que permita a classificação dos documentos de forma lógica.
3. Estabelecer as categorias - define quais serão as categorias principais para organizar os documentos e estabelecer a hierarquia entre elas.
4. Desenvolver uma tabela de temporalidade - a partir das categorias, desenvolve-se uma tabela de temporalidade que definirá qual é o tempo médio para manter cada documento, bem como quando ele deverá ser descartado ou arquivado.
5. Começar a classificação - após organizar as categorias, inicia-se a classificação dos documentos e sua inserção nos devidos locais.
B) Para definir um método de arquivamento para o cadastro de clientes, foi escolhido o método alfabético por meio do nome do cliente. Esse método foi escolhido porque é simples e prático, pois os clientes podem ser facilmente localizados pela ordem alfabética dos nomes. Além disso, esse método torna mais intuitiva a busca por informações sobre os clientes pelos colaboradores da empresa. A ordenação realizada é a seguinte:
A Medclin LTDA Zanin & Buni LTDA Daniel José da Silva Doutor Clécio Dias Doutora Maria Fernanda Braga Joana Carla de Souza João Carlos Júnior Kleyton Guimarães Maczani LTDA Maria dos Santos Silva O PTL MED LTDA Professor Célio Borges Lotus S/A
A) Passo a passo para o início da gestão documental da empresa:
1. Estabelecer processos de gestão documental: definir o que é um documento, qual o fluxo de processo e quais são os responsáveis por cada atividade;
2. Definir métodos e critérios de arquivamento: definir o método de arquivo a ser utilizado e como os documentos serão classificados;
3. Desenvolver uma tabela de temporalidade: definir qual é a periodicidade de preservação dos documentos, sejam eles correntes, intermediários ou permanentes;
4. Criar fluxogramas: estabelecer os procedimentos que serão necessários para garantir a segurança dos documentos;
5. Reorganizar os arquivos existentes: padronizar os arquivos existentes, transferindo-os para um novo sistema de arquivamento;
6. Estabelecer políticas de segurança: definir estratégias para manter a segurança dos arquivos e garantir que as informações estejam sempre protegidas;
7. Realizar treinamento à equipe envolvida na gestão documental: capacitar os usuários para que saibam como manusear os arquivos corretamente.
B) Método de Arquivamento Escolhido:
O método escolhido foi o alfabético pois consiste na organização dos documentos por ordem alfabética, facilitando assim a localização rápida das informações desejadas pelos usuários.
Ordenação dos cadastros de clientes pela ordem alfabética realizada:
Buni & Buni LTDA
Daniel José da Silva
Doutor Clécio Dias Medcerta ME
Doutora Maria Fernanda Braga
Joana Carla de Souza
João Carlos Júnior
Kleyton Guimarães
Maczani LTDA
Maria dos Santos Silva
Medclin LTDA Zanin e Lotus S/A
O PTL MED LTDA
Professor Célio Borges
C) Exemplo de Documentos Correntes: Notas Fiscais, Boletins Bancários, Recibos Bancários, Extratos Bancários;
Exemplo de Documentos Intermediários: Contratos, Pedidos, Resumos Financeiros Mensais;
Exemplo de Documentos Permanentes: Balanço Patrimonial Anual, Relatório Fiscal Anual, Demonstrações do Resultado do Exercício Anual, etc.
Tabela de Temporalidade:
Documento | Tipo | Periodicidade (anos) | Destinação Final |
Notas Fiscais | Corrente | 0 - 2 | Arquivo Interno |
Boletins Bancários | Corrente | 0 - 2 | Arquivo Interno |
Recibos BancáriOS | Corrente | 0 - 2 | Arquivo Interno |
Extratso Bancarios | Corrente | 0 - 2 | Arquivo Interno |
Contratoss | Intermediario | 2 - 10 | Arquivo Interno |
Pedidoss | Intermediario | 2 - 10 | Arquivo Interno |
a) Para iniciar a gestão documental da empresa, é preciso seguir alguns passos. Primeiro, é necessário estabelecer uma política de gestão documental que contenha definições sobre o formato e o tipo de documentos aceitos, as regras para armazenamento e organização. Depois disso, é importante criar um plano de arquivamento que defina como os arquivos serão classificados e organizados. Em seguida, você deve validar todos os documentos existentes para certificar-se de que estão de acordo com as políticas estabelecidas. Por fim, é necessário criar um espaço seguro para armazenar os documentos.
b) O método alfabético é o mais recomendado para organizar os cadastros dos clientes, pois é simples e prático e permite uma localização rápida dos registros. Assim, ordene os nomes conforme seus sobrenomes: Buni & Buni LTDA; Clécio Dias; Daniel José da Silva; Doutor Clécio Dias; Doutora Maria Fernanda Braga; Joana Carla de Souza; João Carlos Júnior; Kleyton Guimarães; Maczani LTDA; Maria dos Santos Silva; Medcerta ME; Medclin LTDA Zanin e Lotus S/A; O PTL MED LTDA; Professor Célio Borges.
c) Documentos Correntes: Relatórios Financeiros, Notas Fiscais, Faturas, Contratos, Pedidos, Autorizações, Atas de Reuniões, Comprovantes Bancários, Boletins Mensais e Extratos Bancários.
Documentos Intermediários: Relatórios Anuais, Planilhas Orçamentárias, Declarações Fiscais, Demonstrativos Contábeis, Balanço Patrimonial e Relatório Departamental.
Documentos Permanentes: Registro de Atividades Profissionais, Certificados de Conclusão de Curso e Diploma Acadêmico.
Tabela de Temporalidade:
Documento | Classificação | Período Mínimo | Período Maximo | Destinação Final
Relatórios Financeiros | Corrente | 3 meses | 12 meses | Arquivo Morto
Notas Fiscais | Corrente | 6 meses | 24 meses | Arquivo Morto
Faturas | Corrente | 3 meses| 12 meses| Descarte
Contratos | Corrente| 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortoo Pedidoss| Correntee 1 anoo 2 anoos Descartee Autorizaçõess| Correntee 6 mesess 24 mesess Descartee Atass de Reuniõess| Correntee 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortoo Comprovantess Bancárioss| Correntee 3 mesess 12 mesess Descartee Boletinss Mensaiss| Correntee 6 mesess 24 mesess Descartee Extratoss Bancáriosss| Correntee 3 mesess 12 mesess Descartee Relatóriooss Anuaiss| Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Planilhass Orçamentáriaass Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Declaraçõees Fiscaiiss Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Demonstrativoos Contábeeiss Intermediárioo 7 anoss 20 anoss Arquivo Mortooo Balançoo Patrimonial Intermediárioo 7 anoss 20 anoss Arquivo Mortooo Relatóriooo Departamental Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Registrooo de Atividades Profissionaiiss Permanentee Indeterminadoooo Arquivo Mortooo Certificadooso
a) Para iniciar a gestão documental da empresa, é preciso seguir os seguintes passos:
1. Estabelecer uma política de gestão documental que contenha as definições sobre o formato e o tipo de documentos aceitos, bem como as regras para armazenamento e organização.
2. Criar um plano de arquivamento que defina como os arquivos serão classificados e organizados.
3. Validar todos os documentos existentes para certificar-se de que estão de acordo com as políticas estabelecidas.
4. Criar um espaço seguro para armazenar os documentos.
b) O método alfabético é o mais indicado para cadastro dos clientes, pois é simples e prático, permitindo assim uma localização rápida dos registros. Os nomes dos clientes podem ser ordenados conforme seus sobrenomes: Buni & Buni LTDA; Clécio Dias; Daniel José da Silva; Doutor Clécio Dias; Doutora Maria Fernanda Braga; Joana Carla de Souza; João Carlos Júnior; Kleyton Guimarães; Maczani LTDA; Maria dos Santos Silva; Medcerta ME; Medclin LTDA Zanin e Lotus S/A; O PTL MED LTDA; Professor Célio Borges.
c) Documentos Correntes: Relatórios Financeiros, Notas Fiscais, Faturas, Contratos, Pedidos, Autorizações, Atas de Reuniões, Comprovantes Bancários, Boletins Mensais e Extratos Bancários.
Documentos Intermediários: Relatórios Anuais, Planilhas Orçamentárias, Declarações Fiscais, Demonstrativos Contábeis, Balanço Patrimonial e Relatório Departamental.
Documentos Permanentes: Registro de Atividades Profissionais, Certificados de Conclusão de Curso e Diploma Acadêmico.
Tabela de Temporalidade:
Documento | Classificação | Período Mínimo | Período Maximo | Destinação Final
Relatórios Financeiros | Corrente | 3 meses | 12 meses | Arquivo Morto
Notas Fiscais | Corrente | 6 meses | 24 meses | Arquivo Morto
Faturas | Corrente | 3 meses| 12 meses| Descarte
Contratos | Corrente| 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortoo Pedidoss| Correntee 1 anoo 2 anoos Descartee Autorizaçõess| Correntee 6 mesess 24 mesess Descartee Atass de Reuniõess| Correntee 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortoo Comprovantess Bancárioss| Correntee 3 mesess 12 mesess Descartee Boletinss Mensaiss| Correntee 6 mesess 24 mesess Descartee Extratoss Bancáriosss| Correntee 3 mesess 12 mesess Descartee Relatóriooss Anuaiss| Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Planilhass Orçamentáriaass Intermediárioo 5 anoss 10 anoss Arquivo Mortooo Declaraçõees Fiscaiiss Intermediárioo 5 anoss 10