Resposta:

um mapa mental explicando os benefícios e as etapas para a criação, implementação e manutenção dentro da Gestão de Documentos.

Mapa Mental: Classificação na Gestão de Documentos

Benefícios da Classificação:

Facilita a recuperação rápida e eficiente dos documentos quando necessários.

Permite a organização e estruturação dos documentos de acordo com critérios pré-definidos.

Auxilia na identificação de documentos importantes e sua devida categorização.

Contribui para a padronização e consistência na organização dos documentos.

Etapas para Criação, Implementação e Manutenção da Classificação:

• Definição dos critérios de classificação: Determinar quais critérios serão utilizados para classificar os documentos, como por exemplo, assunto, tipo, data, departamento, entre outros.
• Criação de uma estrutura de classificação: Criar uma estrutura hierárquica que irá guiar a organização dos documentos, com categorias principais e subcategorias, de acordo com os critérios definidos.
• Treinamento e orientação: Capacitar os colaboradores envolvidos na gestão de documentos sobre a estrutura de classificação adotada, incluindo a forma correta de identificar, nomear e arquivar os documentos.
• Implementação da classificação: Iniciar a aplicação dos critérios de classificação na organização dos documentos existentes, garantindo que sejam adequadamente categorizados na estrutura de classificação definida.
• Revisão e ajustes: Realizar revisões periódicas na estrutura de classificação para garantir sua eficiência e atualização, realizando ajustes quando necessário, como a inclusão de novas categorias ou a exclusão de categorias obsoletas.
• Monitoramento e manutenção: Manter um monitoramento contínuo da aplicação da classificação nos novos documentos que são incorporados ao acervo, bem como a manutenção da estrutura de classificação atualizada ao longo do tempo.
• Dessa forma, a classificação adequada dos documentos é uma etapa essencial na Gestão de Documentos, proporcionando benefícios como a organização, padronização e facilidade na recuperação dos documentos quando necessários. A criação, implementação e manutenção da classificação requerem planejamento, treinamento e monitoramento constante para garantir sua eficácia na gestão documental.