Usar o Access ou Excel para gerenciar os dados

O Microsoft Access e Microsoft Excel possuem muitas semelhanças, o que pode dificultar a decisão sobre qual programa você deve usar. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas avançadas e ferramentas de análise para dividir esses dados e executar cálculos sofisticados que retornam os dados de que você precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se sua meta é manter a integridade dos dados em um formato que possa ser acessado por vários usuários, o Access é a melhor opção, enquanto o Excel é mais adequado para dados numéricos complexos que você deseja analisar em profundidade.

Em muitos casos, você pode usar ambos os programas, empregando cada um para a finalidade para a qual ele é mais adequado. Em geral, o Access é melhor para gerenciar dados: ajudando você a mantê-los organizados, fáceis de pesquisar e disponíveis para vários usuários simultâneos. Excel geralmente é melhor para analisar dados: executar cálculos complexos, explorar possíveis resultados e produzir gráficos de alta qualidade. Se você usar o Access para armazenar seus dados e o Excel para analisá-los, poderá obter os benefícios de ambos os programas.

Antes de decidir qual programa usar, convém comparar os benefícios de cada programa, aprender quando é melhor usar um ou outro e descobrir como trabalhar com ambos os programas para obter exatamente os resultados desejados.

Quando usar o Access?

Em termos muito gerais, o Access é a melhor opção quando você precisa acompanhar e registrar dados regularmente e, em seguida, exibir, exportar ou imprimir subconjuntos desses dados. Os formulários do Access fornecem uma interface mais conveniente do que uma Excel para trabalhar com seus dados. Você pode usar o Access para automatizar ações executadas com frequência, e os relatórios do Access permitem resumir dados em formato impresso ou eletrônico. O Access fornece mais estrutura para seus dados; por exemplo, você pode controlar quais tipos de dados podem ser inseridos, quais valores podem ser inseridos e especificar como os dados em uma tabela estão relacionados aos dados em outras tabelas. Essa estrutura ajuda você a garantir que apenas os tipos corretos de dados sejam inseridos.

O Access armazena dados em tabelas que parecem muito iguais às planilhas, mas as tabelas do Access são projetadas para consultas complexas em relação aos dados armazenados em outras tabelas.

Quando usar Excel?

Como um programa de planilhas, Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em pastas de trabalho que contêm uma ou mais planilhas. No entanto, em vez de servir como um sistema de gerenciamento de banco de dados, como o Access, o Excel é otimizado para análise e cálculo de dados. Você pode usar esse programa flexível para criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para executar cálculos sobre esses dados, dinamizar os dados da maneira desejada e apresentar dados em uma variedade de gráficos de aparência profissional.

Considerando o contexto apresentado pela Microsoft, avalie as afirmações a seguir.

I – A opção pelo Access deve levar em conta sua dificuldade em manter a integridade dos dados, pois o acesso simultâneo de vários usuários pode corromper a base de dados.

II – O uso do Excel permite armazenar grandes quantidades de dados e a apresentação dos dados no formato de gráficos.

III – A escolha entre o Access e o Excel para o gerenciamento de dados depende da complexidade e do tipo da utilização desses dados.

IV – O uso compartilhado dos dados entre Access e Excel pode comprometer a integridade dos dados armazenados no Access.

V – A opção pelo Excel deve ocorrer quando há necessidade de se efetuar a análise e cálculos de dados com o uso de fórmulas simples e complexas.

É correto apenas o que se afirma em

a.
II, III e V.

b.
I, II e III.

c.
I, III e V.

d.
III, IV e V.

e.
II, III e IV.