A carta de reclamação é utilizada quando o remetente descreve um problema ocorrido a um destinatário que pode resolvê-lo. É considerado um texto persuasivo, pois o interlocutor tenta convencer o receptor da mensagem a encontrar uma solução para o problema apontado na carta.

Por este motivo, quem reclama deve se utilizar de um discurso argumentativo: descrevendo de maneira clara o(s) problema(s), motivo(s) pelo qual pode ter ocorrido, as consequências se não for resolvido. A exposição dos fatos deve comprovar que o remetente é quem tem razão, o qual pode ainda, apontar as possíveis soluções para que haja entendimento entre as partes.

É essencial que a carta de reclamação tenha: identificação do remetente e do destinatário, data e local, assinatura, documentos em anexo (caso necessário).

Lembre-se de expor claramente os antecedentes, pois neles estão os motivos pelos quais a reclamação está sendo feita.

A carta deve ser preferencialmente digitada, pois facilita a leitura e evita equívocos.